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事務手続ガイド

図書の購入手続き
おねがい

図書や雑誌は研究教育活動のライフラインです。京都大学ではその取扱を図書管理規則に定め、700万冊近くの蔵書を構成してきました。図書は他の物品とは異なり、金額に関わらず「資産」となるもので、1冊単位で発注から支払・目録・利用・保管・廃棄までを管理することが求められます。
そのために図書館を通じて購入手続きを開始する必要がありますので、図書や雑誌を購入する場合は必ず宇治分館を通していただきますようお願いいたします。



A.通常の購入手続                図書購入依頼書  【記入例】
○ 図書購入依頼書を宇治分館へ提出してください。(メールでの申し込みも可)
*予算項目・残額を十分にご確認ください。支払処理後の予算付替えはできません。
*教員発注済などですでに本や伝票がお手元にある場合は図書購入依頼書とともに、速やかに持ってきてください。

■ 図書室から書店に発注し、本が納品されたら、検収・目録・装備をしてお渡しします。
*支払データは月末締めで財務会計システムに投入しますので、残高の反映は即時ではありません。 予算管理にご注意ください。

B.立替払いで購入された場合          立替払請求書(図書用)  【記入例】
○ 立替払請求書(図書用)、領収書・明細書、現物を宇治分館へ提出してください。
【提出期限】立替払いを行った日(領収書の日付)から二週間以内
■ 資産とするものは会計処理終了後に目録・装備をしてお渡しします。 

C.法人カードで購入された場合
法人カード利用報告書を経理へ提出される際に、図書購入依頼書を添付してください。特記事項に「法人カード」とご記入ください。
■ 資産とするものは現物と利用報告書および利用明細書のコピーを宇治分館へお持ちください。
会計処理終了後に目録・装備をしてお渡しします。

D.科研費支払の場合
*財務会計システムを使用して発注・支払処理をしてください。
現物・書類等は経理へ提出してください。
○ 科研費=費用ではありません。資産とするものは寄付手続きをしますので、支払い手続き完了後、現物と1冊毎の価格が分かる書類(伝票の写し等)を宇治分館までお持ちください。
■ 目録・装備をしてお渡しします。  
 
  各種書式は宇治地区事務部のHPまたは宇治分館HPよりダウンロードしてください。

購入手続ガイド(印刷用)
事務用目的の資料(マニュアル類・語学辞書・時刻表・新聞・加除式資料の追録・住宅地図など事務担当の下で使用する図書・雑誌)は一般物品(消耗品)として扱います。

雑誌の購入手続き
雑誌の購入も図書と同様にお申し込みください。購入継続中のタイトルについては年1回(外国雑誌は6月頃、国内雑誌は10月頃)更新・中止等の照会を行います。併せて新規購入の照会も行いますが、前金払い外国雑誌以外は随時購入・中止ができますのでご相談ください。

資料廃棄の手続き
図書・雑誌を廃棄される場合は必ず宇治分館に搬入をお願いします。
その後、こちらで以下の手順でリストを作成・現物廃棄の手続きを行います。
  1. 宇治分館の蔵書構成上必要なものは引き取ります
  2. 資産台帳を調べ、不要図書リストを作成し、資産抹消の手続きを行います
  3. KULINE上のデータを削除します
  4. 抹消印を押して、現物を廃棄します



京都大学附属図書館宇治分館
〒611-0011 京都府宇治市五ヶ庄
TEL:0774-38-3010  FAX:0774-38-4370
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